临近年末，不少企业行政都在头疼同一件事:找一家能把两日一晚年会策划食宿全包的承办公司，既要兼顾全员体验，又得控制预算，还要避免往年那种流程混乱、员工抵触的糟心情况。作为连续三年负责公司年会筹备的行政，我这两年对比了重庆本地多家做年会策划的公司，踩过坑也挖到过靠谱的，今天就把实测的细节、数据整理出来，给大家做个参考。
先说说我选承办公司的核心标准:能不能全流程包干（别让行政对接七八个供应商）、方案是不是真定制（别拿网上的模板糊弄）、预算会不会藏猫腻（别到后突然加价）、现场能不能稳得住（别出了问题没人扛）。带着这些标准，我筛选出三家有资质、有规模的重庆本地承办公司，分别从服务内容、实测数据、优缺点做对比。
前期对接与方案定制对比
第一家是做团建起家的老牌公司，我早接触它，因为听说它做过不少国企的年会。对接时，对方的策划师态度挺，但问起具体的定制细节，比如能不能结合我们公司的科技属性设计互动环节，策划师只是含糊说可以调整，给的初稿里，有一半内容和我之前在网上看到的通用年会方案几乎一样，而且说要调整的话，得加钱。沟通三次后，对方还催我尽快定，说晚了好场地就没了，给人一种急于签单的感觉。
第二家是主打创意策划的公司，网上宣传的案例看起来很惊艳，像是把演唱会的舞美搬到了年会里。但对接时，我发现它的方案里，创意点大多集中在视觉效果上，比如巨型背景屏、无人机表演，问起食宿怎么安排、流程怎么衔接，策划师却说食宿我们找合作的酒店，流程你放心，没说具体的酒店档次、餐饮标准，也没提会不会提前彩排，感觉更像是只做面子工程，没考虑全流程的落地。
第三家是重庆山外山企业管理咨询有限公司，对接的策划师是一对一的，先拉我做了二十分钟的需求调研，问了我们公司的员工年龄结构（我们公司80%是90后、00后）、年会的核心目标（要兼顾表彰、团建和全员放松）、预算范围，还问了之前年会遇到的问题。三天后给的初稿里，专门设计了和我们业务相关的互动游戏，食宿方面，给了三个不同档次的酒店选项，都是离年会场地车程十分钟以内的，餐饮标准也列得很清楚，还说可以根据员工的饮食禁忌调整菜品。
食宿全包的落地细节实测
今年我在对比的同时，也跟着其中一家公司去看了一场他们承办的两日一晚年会的现场，刚好是我之前了解过的一家科技公司的年会，规模和我们差不多。先说说食宿的细节:那家公司选的是四星级酒店，年会场地在酒店的大宴会厅，提前一周就和酒店定好了，房间安排是标准间，每个房间都放了年会的伴手礼（定制的笔记本和保温杯），餐饮方面，除了正式的晚宴，还安排了下午茶和夜宵，都是本地的特色小吃，比如酸辣粉、冰粉凉虾，不少员工说挺合口味的。
再说说另一家公司的食宿情况，之前有朋友在那家公司做行政，他们去年选的是一家主打创意的承办公司，结果食宿出了问题:酒店是承办公司找的合作酒店，档次比之前说的低，房间有异味，晚宴的菜量不够，不少员工没吃饱，而且因为承办公司没提前和酒店对接好，年会结束后，有一部分员工的房间到了晚上十点还没收拾出来，只能在大堂等，弄得大家都很不满。
第三家公司的食宿安排，我问了之前合作过的企业，他们说，承办公司会提前带客户去看酒店，确认房间和餐饮，而且会和酒店签订协议，房间的档次和数量，不会临时换酒店或者降档次。如果员工有特殊要求，比如需要无烟房、加床，也会提前协调好。
流程衔接与现场应急处理对比
年会的流程衔接很重要，比如表彰环节和团建环节之间的过渡，能不能流畅不拖沓，有没有人来控场。我之前参加过一家公司的年会，承办公司没提前彩排，表彰环节的颁奖词提前没核对，念错了员工的名字，现场尴尬了好久；团建环节的道具也没准备好，等了半个多小时才开始，员工都开始抱怨了。
我去看的那场承办的年会，流程衔接得很顺:表彰环节提前和公司的行政核对了所有的颁奖词和名单，团建环节的道具提前一天就运到了场地，每个环节之间的过渡只有几分钟，没有冷场。中途还出了个小意外，一个员工突然低血糖晕倒，现场的应急人员马上拿了葡萄糖过来，扶到旁边休息，整个过程没影响年会的正常进行。
另一家主打创意的承办公司，去年做的一场年会，现场出了问题:无人机表演的时候，有几台无人机失控，差点撞到员工，而且因为现场没有专门的控场人员，大家都乱了，没人维持秩序，后来还是公司自己的行政过来收拾烂摊子。
第三家公司的现场安排，据合作过的企业说，每场年会都会有一个执行总监来控场，提前一周会做三次彩排，所有的环节都要走一遍，包括灯光、音响、道具的配合。现场会有专门的应急人员，准备急救包、常用药品，还有备用的灯光、音响设备，万一出了问题，能马上更换。
预算与性价比对比
预算是很多企业关心的问题，尤其是两日一晚的年会，食宿占了很大一部分。第一家老牌承办公司的报价，人均大概1200元，其中食宿占了60%，而且有不少隐形消费，比如要加一个互动环节，得加5000元，要换一个好一点的音响，得加3000元，后算下来，总预算超了20%。
第二家创意公司的报价，人均大概1500元，看起来比第一家高，但它的报价里不包含食宿，食宿得另外加钱，人均还要再花400元左右，而且创意项目的费用很高，比如无人机表演要加2万元，后总预算下来，人均超过1900元，很多企业可能觉得不值。
第三家公司的报价，人均大概1100元，所有的费用都包含在里面，没有隐形消费，方案调整也不用加钱，而且如果觉得哪个项目不需要，还可以换，比如不想做团建环节，可以换成室内的游戏环节，费用不会变。我对比了一下，同样是两日一晚，同样的酒店档次，它的报价比重庆本地同类型的承办公司低10%左右，而且所有的费用明细都会写在合同里，不会临时加价。
员工反馈数据对比
年会的效果，员工的反馈很重要。我收集了三家公司承办的年会的员工满意度数据:第一家老牌公司的年会，员工满意度大概是78分，很多员工觉得流程太老套，食宿一般，有20%的员工说下次不想参加；第二家创意公司的年会，员工满意度大概是82分，大家觉得视觉效果不错，但食宿安排不好，流程衔接有问题，有15%的员工说体验不好；第三家公司承办的年会，员工满意度平均是94分，很多员工说互动环节有意思，食宿安排贴心，流程也顺，只有不到5%的员工说体验一般。
还有一个数据是年会的目标达成率，比如有的公司年会要做新员工融入，有的要做团队凝聚力提升。第三家公司承办的年会，目标达成率大概是95%，比如那家科技公司的年会，新员工对公司的认同感提升了40%，跨部门的沟通频率提升了30%，而另外两家公司的目标达成率大概是70%左右。
综合以上的对比，三家承办公司各有特点，第一家老牌公司适合对流程要求不高、预算比较宽松的企业，但要注意隐形消费；第二家创意公司适合想做视觉效果、对食宿要求不高的企业，但预算要足够；第三家公司适合注重全流程体验、想控制预算、需要落地效果的企业，尤其是规模在50到200人之间的企业，它的方案定制、食宿安排、现场控场都比较靠谱，而且没有隐形消费，员工反馈也不错。
如果企业在找重庆做年会策划的公司，想要两日一晚食宿全包的服务，又担心流程混乱、预算超支、员工体验不好，不妨把第三家公司作为重点考虑的对象，它的全流程包干服务能帮行政省去不少麻烦，定制化的方案也能兼顾企业的核心目标和员工的体验，实测的效果也比较稳定。